Thế nào là hoá đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lý và hợp lệ? Không phải kế toán doanh nghiệp nào cũng hiểu đủ, hiểu đúng và phân biệt sao cho chính xác. Dưới đây, CÔNG TY DỊCH VỤ – ĐÀO TẠO KẾ TOÁN NHẬT MINH xin được tiếp tục chuyên đề về hóa đơn, để giúp các bạn kế toán hiểu rõ hơn cách xác định hóa đơn hợp pháp hợp lệ hay không.

   1. Tính hợp pháp của hóa đơn chứng từ

Tính hợp pháp có thể hiểu đơn giản đó là hóa đơn, chứng từ tuân theo các quy định của pháp luật. Cụ thể: Hóa đơn phải do Bộ Tài chính phát hành hoặc hóa đơn do Doanh nghiệp tự in theo quy định của Chính phủ và Bộ Tài chính về in ấn, phát hành, quản lý và sử dụng hoá đơn. Còn lại các hoá đơn không hợp pháp là các hoá đơn giả, hoá đơn tự tạo của Doanh nghiệp nhưng chưa thông báo phát hành …

Tuy nhiêu, nhiều kế toán các doanh nghiệp chưa lường hết được các tình huống cụ thể để phòng tránh hóa đơn bất hợp pháp. Đôi khi doanh nghiệp có giao dịch mua bán hàng hóa dịch vụ có thật, hóa đơn tài chính đầy đủ, thanh toán minh bạch (thanh toán qua ngân hàng) nhưng vẫn có thể gặp phải một trong các tình huống rủi ro về hóa đơn như sau, các tình huống này xảy ra tương đối nhiều trong các năm gần đây
– DN cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp của bên bạn nhưng hàng hóa dịch vụ này không nằm trong phạm vi hoạt động đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp đó.
Ví dụ: Công ty Cổ Phần Dịch vụ Bắc Hà ký hợp đồng với Công ty TNHH Bình Minh về việc cung cấp dịch vụ làm sổ sách kế toán và xuất hóa đơn cho Công ty TNHH Bình Minh. Tuy nhiên Công ty Cổ Phần Dịch vụ Bắc Hà không đăng ký kinh doanh mảng hoạt động này và không có đủ điều kiện cung cấp dịch vụ này (dịch vụ kế toán cần chứng chỉ hành nghề). Do vậy hóa đơn của Công ty Cổ Phần Dịch vụ Bắc Hà là bất hợp pháp, và đương nhiên hóa đơn đầu vào cho Công ty TNHH Bình Minh cũng là bất hợp pháp.
– Doanh nghiệp bạn có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ của các doanh nghiệp đang nằm trong danh sách doanh nghiệp tạm dừng kinh doanh hoặc đang bỏ trốn của cơ quan thuế.
** Theo quy định, doanh nghiệp đang trong thời gian đăng ký tạm ngừng hoạt động kinh doanh thì không được sử dụng hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ. Do vậy nếu doanh nghiệp bạn có phát sinh hoạt động giao dịch với các doanh nghiệp này thì các hóa đơn đầu vào sẽ là bất hợp pháp.
** Về doanh nghiệp đang bỏ trốn mà cơ quan thuế đang theo dõi. Nghĩa trực diện mà chúng ta hay hiểu là các doanh nghiệp không còn trên thương trường, mất tích, không còn liên lạc được, cơ quan thuế không có được thông tin kiểm soát.
Nhưng còn một trường hợp nữa bị xếp vào doanh nghiệp đang bỏ trốn đó là: doanh nghiệp tự ý ngừng báo cáo với cơ quan thuế nhưng không có công văn xin tạm dừng hoạt động hoặc doanh nghiệp có làm công văn xin tạm dừng hoạt động kinh doanh, tuy nhiên hết thời gian quy định về tạm ngừng hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp vẫn không thực hiện tiếp các bước tiếp theo (hoặc là mở hoạt động kinh doanh trở lại hoặc phải làm thủ tục giải thể doanh nghiệp). Do vậy giao dịch trong trường hợp này cũng sẽ nảy sinh hóa đơn đầu vào là bất hợp pháp.

2. Tính hợp lý của chứng từ

Hợp lý ở đây là nội dung của hàng hóa, dịch vụ, số tiền… thể hiện trên hóa đơn phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, có thể giải trình, diễn giải được. Doanh nghiệp kinh doanh hoạt động mảng lĩnh vực nào thì hóa đơn chứng từ cũng phải phù hợp và phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đó.
Ví dụ: doanh nghiệp bạn không phải đơn vị kinh doanh vận tải, doanh nghiệp bạn cũng không có các phương tiện đi lại (ô tô, xe máy) thuộc sở hữu của doanh nghiệp, nhưng lại có các hóa đơn đầu vào về xăng dầu. Có thể là do giám đốc doanh nghiệp đi xe thuộc sở hữu cá nhân có các hóa đơn đầu vào đổ nhiên liệu. Hóa đơn là hợp pháp nhưng lại không hợp lý vì xe không thuộc sở hữu doanh nghiệp thì các nhiên liệu tiêu hao cho xe cũng không thể là chi phí hợp lý. Do đó các hóa đơn này là bất hợp lý.
Hoặc trường hợp, một cá nhân đi công tác ở địa phương, trên giấy đi đường thể hiện ngày đi ngày về rõ ràng (03 ngày công tác: ngày đi 15 ngày về 17), vậy mà hóa đơn thuê phòng lưu trú lại ghi số ngày lưu trú là 5 ngày. Vậy hóa đơn này cũng sẽ là hóa đơn không hợp lý.

3. Tính hợp lệ của chứng từ

Để đảm bảo hóa đơn, chứng từ hợp lệ, chúng ta cần nắm được các nguyên tắc, quy định về cách lập, cách ghi các chỉ tiêu trên hóa đơn. Các sai phạm hay mắc phải khi lập hóa đơn thì rất nhiều, có thể đưa ra như sau:
– Mực sử dụng trên hóa đơn không đúng theo quy định như: mực phai, mực bút chì, mực đỏ.
– Ghi hoặc in sai ngày tháng hóa đơn, tên doanh nghiệp, mã số thuế doanh nghiệp, địa chỉ doanh nghiệp.
– Tính toán về số tiền có sự sai lệch: số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế …
– Hóa đơn thiếu tên, chữ ký người bán, người mua. Lưu ý là các trường hợp người mua không mua hàng trực tiếp, doanh nghiệp phải ghi hình thức mua hàng trên hóa đơn như: bán hàng qua điện thoại, bán hàng qua Internet, chứ tuyệt đối không để phần thông tin người mua, bỏ trống.
– Hóa đơn không có dấu của đơn vị bán trên hóa đơn. Quy định này sẽ loại trừ một số trường hợp đặc biệt như doanh nghiệp bán sử dụng các hóa đơn đặc thù đăng ký riêng với cơ quan thuế không phải sử dụng dấu tròn hoặc có mã vạch trên hóa đơn. Thông thường những hóa đơn này nằm ở các mặt hàng như: điện, nước, cước viễn thông, hóa đơn vé máy bay…
Trên đây chỉ là một số những lưu ý cơ bản đối với công tác kiểm tra hóa đơn, chứng từ của doanh nghiệp.Với cơ chế quản lý thuế hiện nay “tự kê khai, tự nộp, tự chịu trách nhiệm”, kế toán các doanh nghiệp nên tự phải trang bị đầy đủ các kiến thức, kinh nghiệm để làm sao doanh nghiệp hạn chế tối đa các thiệt hại có thể phát sinh. Và việc hiểu đúng, áp dụng đúng các quy định về tính hợp lý, hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn chứng từ là một trong những vấn đề rất cần thiết và quan trọng với mỗi kế toán doanh nghiệp chúng ta.